L’optimisation des flux de travail est un enjeu clé pour les entreprises en quête de performance. À l’ère de la transformation digitale, structurer, automatiser et fluidifier les processus métier permet d’améliorer la productivité en entreprise, d’optimiser la gestion des tâches et de favoriser la collaboration et l’efficacité. D’ailleurs, selon une étude de Forrester, la mise en œuvre d’une solution de gestion des processus métier incluant l’automatisation des workflows peut générer un retour sur investissement de 389% !
Dans cet article, nous explorons ce qu’est un workflow, ses bénéfices pour la conduite du changement et les étapes essentielles pour sa mise en place réussie.
Qu’entend-on par « workflow » ?
Faisons un tour d’horizon de ce concept clé.
Définition
Un workflow, ou flux de travail, désigne une suite d’étapes, automatisées ou non, permettant d’accomplir un processus métier de manière organisée. Il formalise l’enchaînement des tâches, définit les rôles de chaque intervenant et facilite la gestion des tâches au sein d’une organisation.
Avec l’essor des logiciels de gestion de workflow, il est aujourd’hui possible de modéliser, automatiser et suivre les processus en temps réel. Ces outils permettent d’optimiser la digitalisation des processus et de garantir une meilleure répartition des responsabilités.
Avantages des flux de travail
La mise en place d’un workflow structuré apporte de nombreux bénéfices :
- Automatisation des processus : réduction du temps consacré aux tâches répétitives.
- Optimisation des flux de travail : rationalisation des étapes pour une meilleure productivité en entreprise.
- Amélioration de la collaboration et de l’efficacité : partage de l’information facilité, coordination accrue.
- Suivi et traçabilité : meilleure visibilité sur les actions menées et les points de blocage.
ViaAduc accompagne les entreprises dans la formalisation et l’optimisation de leurs workflows, en mettant l’accent sur la transformation digitale et l’automatisation des processus.
Les workflows, alliés de la conduite du changement
Dans un contexte de changement organisationnel, la mise en place de workflows bien définis constitue un levier stratégique. En clarifiant les processus et en automatisant certaines tâches, les workflows facilitent l’adhésion des équipes et la transition vers de nouvelles méthodes de travail.
Clarification et standardisation des processus
L’un des principaux défis du changement est le manque de clarté dans l’organisation des tâches. Un outil de workflow structure les processus, définit les rôles et réduit les ambiguïtés.
Automatisation des tâches répétitives
Les tâches chronophages comme la validation de documents ou la gestion des demandes internes peuvent être automatisées, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Meilleure traçabilité et suivi des actions
Grâce à un logiciel de gestion de workflow, chaque action est enregistrée, assurant une meilleure transparence et une réactivité accrue en cas de dysfonctionnement.
Accompagnement progressif du changement
L’adoption d’un nouveau workflow doit être progressive. Un bon accompagnement inclut des phases de test, des formations et une écoute active des retours des collaborateurs.
Personnalisation et évolutivité
Chaque entreprise a ses propres besoins. Un workflow bien conçu doit être flexible et ajustable en fonction de l’évolution des processus métier.
ViaAduc intervient dans la conduite du changement en aidant les entreprises à structurer et automatiser leurs processus pour une transition en douceur.
Workflows et transformation d’entreprise : les 4 étapes à suivre
Mettre en place un workflow efficace nécessite une approche structurée. Voici les étapes clés pour une transformation réussie.
1. Analyser et cartographier les processus existants
Avant toute transformation, il est essentiel d’identifier les processus actuels, leurs inefficacités et leurs points de friction. Cette analyse permet d’avoir une vision claire des améliorations à apporter.
2. Concevoir le workflow cible et l’optimiser
Une fois les lacunes identifiées, il faut modéliser un workflow optimisé en éliminant les tâches inutiles et en intégrant des automatisations. L’objectif est de simplifier les processus métier tout en garantissant leur efficacité.
3. Déployer progressivement les flux
Le déploiement doit se faire par étapes, avec des tests pilotes et des ajustements en fonction des retours des utilisateurs. Un outil de workflow bien choisi facilitera cette phase.
4. Suivre, ajuster et améliorer en continu
Un workflow performant n’est jamais figé. Il doit être évalué régulièrement pour identifier de nouvelles optimisations et garantir une productivité en entreprise durable.
ViaAduc accompagne ses clients tout au long du cycle de transformation, de l’analyse des processus à l’amélioration continue, en garantissant une gestion des tâches efficace et pérenne. N’hésitez pas à consulter nos cas clients, ils vous donneront une vision plus détaillée de ces projets.
Les workflows jouent un rôle central dans l’amélioration des processus métier et l’accompagnement du changement. En structurant, automatisant et optimisant les flux de travail, les entreprises gagnent en efficacité, en productivité et en agilité.
Chez ViaAduc, nous vous aidons à concevoir et déployer des solutions adaptées à votre organisation, en mettant à profit notre expertise en transformation digitale et digitalisation des processus. Vous souhaitez optimiser vos workflows et faire entre votre entreprise dans une nouvelle dimension ? N’hésitez pas à nous contacter !
