La transformation digitale c’est quoi ?
L’une des préoccupations majeures de la plupart des entreprises privées ou organismes du secteur public tourne autour de leur transformation digitale. Nombreux sont les décideurs à s’intéresser aux bénéfices liés à une transformation digitale réussie1.
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Mais que signifient tous les termes que l’on rencontre communément lorsque l’on parle de transformation digitale ? à l’ère où l’on communique tous azimuts sur la numérisation, la dématérialisation ou la digitalisation, ces termes sont-ils des synonymes ? Faisons le point !
La numérisation, qui est apparue dans les années 80, est l’action qui consiste à convertir des documents papier ou image en un support numérique.
Cette action est généralement assurée via des outils comme :
- le scanner, qui restitue une image conforme au support d’origine, sous divers formats (PDF, JPEG, TIFF),
- l’enregistreur vocal qui restitue l’intégralité des conversations téléphoniques, des réunions Ces outils assurent la sécurisation et le stockage des données tout en facilitant le partage.
La numérisation a ensuite et progressivement, laissé la place à la dématérialisation, concept qui vise à concevoir la création de documents, directement au format numérique. Pourtant « dématérialisation » et « numérisation » sont fréquemment employés comme synonymes. La dématérialisation n’englobe-t-elle pas des enjeux plus élargis ? La numérisation n’est bien souvent que la première étape (arrivée d’une facture, d’un devis, d’un bon de commande, …) d’une démarche plus globale dans la dématérialisation des processus métiers (client, fournisseur ou ressources humaines). Cette dématérialisation ne se résume donc pas à la numérisation de documents mais vise à repenser tous les aspects des processus de traitement de flux des documents : acteurs, rôles, actions, outils, procédures, canal de réception / distribution, … La dématérialisation de ces processus implique alors nécessairement de prévoir des solutions de GED (Gestion Électronique de Documents) pour l’automatisation de ces traitements, et des solutions d’archivage, pour le stockage des données.
Qu’entend-on ensuite par digitalisation ? Ce terme, cet anglicisme qui peut prêter à confusion, me semble trop général pour être utilisé seul. D’ailleurs, il est souvent accompagné d’un contexte spécifique : la « digitalisation des documents » pour désigner la « numérisation documentaire » ; la « digitalisation des processus » pour désigner la « dématérialisation des processus ». Quant à moi, je le réserve à un contexte plus stratégique et l’utilise pour parler de la « digitalisation des organisations ».
Il s’agit alors d’analyser :
- comment faire entrer une entreprise ou une collectivité dans l’ère du numérique,
- comment évaluer les attentes et le niveau de satisfaction des clients / fournisseurs,
- quelle stratégie mettre en place pour accompagner les différentes équipes dans l’appropriation de nouvelles méthodes de travail plus collaboratives,
- quels outils choisir pour améliorer la numérisation des documents (outils de reconnaissance des caractères / d’analyse des conversations) ou la dématérialisation des processus et des tâches quotidiennes,
- quelle feuille de route proposer aux managers pour piloter ces projets de transformation.
En conclusion, le contexte d’utilisation de chacun de ces termes est donc primordial afin d’en appréhender pleinement le sens, et d’en comprendre les enjeux principaux :
Numérisation
- Faciliter le partage des documents via une accessibilité directe en ligne
- Assurer la préservation du support initial, susceptible de se dégrader avec le temps
- Gagner de l’espace de stockage physique, à condition que les documents papiers soient détruits après numérisation
Dématérialisation
- Assurer une meilleure traçabilité des flux métiers
- Fluidifier le traitement des informations
- Sécuriser le stockage des données
Digitalisation
- Elaborer une stratégie digitale globale au sein des organisations
- Adapter l’image de son entreprise/collectivité à un monde en constante évolution
- Développer de nouvelles méthodes de management plus collaboratif
- Améliorer l’expérience des clients/fournisseurs
- Adopter une démarche sur le Développement durable,…
1 Source : Livre blanc « La transformation au sein des organisations » EBG / EY, www.ey.com
Merci pour cet article utile.
Cet article souligne une distinction essentielle entre la numérisation et la dématérialisation, souvent confondues à tort, tout en les liant de manière stratégique à la transformation numérique des entreprises. La numérisation, apparue dans les années 80, se concentre principalement sur la conversion de documents physiques en format numérique grâce à des outils comme les scanners et les enregistreurs vocaux. L’auteur souligne à juste titre que la digitalisation https://www.univirtual.ch/, terme parfois flou, devrait être utilisée dans un contexte stratégique, notamment pour décrire la transformation digitale des organisations. Cette transformation nécessite une analyse approfondie des méthodes pour intégrer le numérique au sein des entreprises, évaluer les attentes des parties prenantes, et choisir les bons outils pour améliorer les processus. La transformation numérique, ou transformation digitale univirtual, des entreprises ne se limite pas à la simple adoption de nouvelles technologies, mais implique une refonte complète des méthodes de travail, des interactions avec les clients et des processus internes. Elle vise à créer une organisation plus agile, plus efficace et mieux équipée pour répondre aux exigences du marché moderne. Cet article offre une clarification précieuse sur les termes souvent mal compris et propose une réflexion sur la stratégie à adopter pour une transformation numérique univirtual réussie. Cela incite à envisager la digitalisation non seulement comme une modernisation technologique, mais comme une réinvention complète des processus opérationnels.