Alors que le télétravail s’est largement imposé durant la pandémie, l’intégration d’un nouveau salarié s’est souvent faite en ligne. Contre toute attente, le digital onboarding semble avoir fait ses preuves. Les entreprises ont su mettre en place les procédures nécessaires à l’intégration numérique, dans le cadre du télétravail. Aujourd’hui, même si les collaborateurs partagent généralement leur temps entre travail à distance et travail au bureau, la tendance consiste à conserver les principaux avantages du digital onboarding.
L’intégration digitale d’un nouveau salarié : avantages et limites
Les procédures couramment mises en œuvre pour intégrer un nouveau salarié comprennent un certain nombre de constantes, qui sont inscrites de longue date dans la tradition des entreprises. Ainsi, la plupart du temps, le nouveau venu a droit à une visite de l’entreprise et aux discours de bienvenue. La pratique du télétravail n’est guère compatible avec ce type d’intégration. C’est pourquoi nombre d’entreprises ont misé, pour un digital onboarding, avec un kit de bienvenue digital. Ce dernier semble avoir plus particulièrement séduit la jeune génération. La culture de l’accueil au sein des entreprises n’a donc pas trop souffert de la généralisation du télétravail, à la condition, il est vrai, que les équipes en charge aient pensé à fournir au nouveau venu toutes les informations dont il avait besoin.
Il est clair qu’un onboarding digital ne remplacera jamais l’interaction directe. Néanmoins, les échanges entre collègues peuvent parfaitement se faire par voie numérique. Maintenir une procédure d’accueil et d’intégration cohérente est en tout état de cause indispensable si on veut intégrer rapidement les nouveaux au sein des équipes. En optimisant la procédure, les managers peuvent ainsi s’assurer que les nouveaux salariés seront rapidement opérationnels. Lorsqu’elle est abordée de manière rationnelle et bien conçue, la communication numérique n’est donc pas un obstacle à l’intégration. Elle pourrait même constituer un progrès et une opportunité pour les entreprises, grâce à la mise en place de processus standardisés.
L’un des facteurs décisifs pour la réussite de l’intégration numérique est l’attitude et la préparation des nouveaux employés et des responsables de l’entreprise. Ainsi, les nouveaux salariés des générations Y et Z sont largement ouverts à ce chamboulement numérique. Mais il est tout aussi important que les managers y soient disposés. Ils doivent aussi être capables de diriger les procédures à distance, comme ils le feraient en présentiel.
Digital onboarding : nos conseils
Un onboarding digital bien structuré et bien conçu devrait toujours prendre en compte deux aspects de l’intégration : le nouveau collaborateur a besoin à la fois d’une introduction technique à ses nouvelles missions, mais aussi d’une intégration de nature sociale, au sein des équipes. N’oubliez pas qu’il est tout aussi important de lui fournir en amont le matériel d’information et les logiciels dont il aura besoin pour trouver sa place au sein de l’entreprise.
L’intégration du nouveau salarié sur le plan technique
Les nouveaux collaborateurs doivent pouvoir se connecter facilement aux plateformes de l’entreprise, accéder aux outils d’apprentissage en ligne et consulter les listes de tâches qu’ils doivent accomplir au cours des premiers jours. La meilleure solution consiste à inviter les nouveaux à une formation numérique, incluse dans leur kit de bienvenue. Vous y présenterez les valeurs et le fonctionnement de l’entreprise et vous les aiderez à se familiariser avec leurs nouvelles missions.
Vous pouvez charger un membre expérimenté de l’équipe d’assurer le rôle de mentor pour les nouveaux arrivants. Vous pouvez également proposer des entretiens à distance avec d’autres spécialistes expérimentés. Plus vite le nouveau salarié est capable de s’approprier les outils qui ont cours dans l’entreprise, plus vite il sera opérationnel.
L’intégration sociale du nouveau salarié
Nous avons vu l’intérêt de fournir un mentor chargé de faire acquérir les aspects techniques essentiels au nouveau salarié. Pensez aussi à un tuteur, qui accompagne le nouveau salarié lorsqu’il effectue ses premiers pas dans l’entreprise. Au bout de quelques jours, le manager peut organiser une vidéoconférence avec le nouvel arrivant, pour vérifier que tout se passe bien. Il est essentiel, pour un digital onboarding réussi, de développer rapidement l’esprit d’équipe. Les managers gagnent à inviter les nouveaux salariés aux séances de travail à distance. L’entreprise peut aussi mettre en place des chats afin que les arrivants puissent échanger des idées avec leurs collègues.
Télétravail et onboarding digital
L’onboarding digital permet aux équipes de gagner du temps. Les procédures sont standardisées. Pour autant, les nouveaux salariés ne se sentent pas mis à l’écart. Bien au contraire ! Lorsque la procédure est bien pensée, les nouveaux se sentent rapidement appréciés et intégrés. Ils sont donc plus motivés et trouvent aisément leur place au sein des équipes.
Il est probable que l’onboarding numérique continuera à jouer un rôle même après la pandémie. Les entreprises ont tout intérêt à repenser l’intégration des nouveaux salariés sur le mode numérique, pour un maximum de flexibilité. Dans la mesure du possible, il semble essentiel de prévoir également des phases d’onboarding physique, sur le lieu de travail, pour que des contacts personnels puissent s’établir avec les collègues.
Se former au digital onboarding
A partir du moment où les entreprises ne considèrent plus le digital onboarding comme une mode passagère, mais le voient comme un changement stratégique, facteur de valeur ajoutée, il devient essentiel de former les managers à sa mise en place et à son utilisation. ViaAduc est spécialisé dans l’accompagnement au changement. Dans le contexte actuel, ViaAduc a développé une plateforme digitale d’onboarding permettant de rassembler l’ensemble des documents et informations dédiés à l’intégration de vos nouveaux salariés.
ViaAduc peut accompagner les entreprises et les managers d’équipes dans la conception des parcours d’intégration. Il faudra penser, en particulier, à personnaliser l’accueil numérique, en proposant un parcours sur mesure destiné au nouvel arrivant. L’idée consiste à adapter un processus global et générique aux différents profils. Cette pratique comprend en particulier la mise en œuvre d’un parcours de formation adapté. Mais il faut aussi veiller à une transmission de la culture d’entreprise. Sur ce dernier point, ViaAduc peut concevoir des vidéos ou teaser, des contenus ou digitaliser vos supports actuels.
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